Zeiterfassung für österreichische Betriebe

AZG-konform

Pause ab 6 Stunden · Höchstgrenze 10 h · Ruhezeit 11 h

einstellbar

Revisionssicher

Jeder manuelle Eingriff bleibt gekennzeichnet

Protokoll

Monatsabschluss

Einreichen · prüfen · bestätigen · sperren

Sperre

Lohnverrechnung

Monatsdaten je Mitarbeiter, fertig zum Einlesen

XLSX

Projekt & Kostenstelle

Zeiten je Projekt und je Kostenstelle

Auswertung

Abteilungen

Teams, Standorte oder eine Großbaustelle abbilden. Projekte gelten allgemein oder nur für bestimmte Abteilungen — wer nicht dazugehört, sieht sie gar nicht

optional

Abteilungsleiter

Eine dritte Rolle neben Mitarbeiter und Administration: Sie sieht und betreut nur die eigene Abteilung. Was sie darf, stellt die Administration einzeln ein

15 Rechte

Anwesenheitslisten

Wer war wann da — für einen Tag, eine Woche oder einen Zeitraum, für den Betrieb, eine Abteilung oder ein einzelnes Projekt. Mit Unterschriftenspalte zum Ausdrucken

Baustelle

Berichte automatisch

Am Monatsende gehen die gewünschten Excel-Auswertungen von selbst per E-Mail hinaus — etwa die Stundenliste an die Lohnverrechnung

monatlich

Abwesenheiten

Urlaub in Tagen oder Stunden, Krankenstand, Zeitausgleich, Pflegeurlaub — dazu eigene Abwesenheitsarten, die Sie selbst benennen

Kontingente

Arbeitszeitmodelle

Feste Sollstunden je Wochentag, Gleitzeit mit Rahmen und Kernzeit oder geringfügige Anstellung ohne Sollzeit — je Person, mit Gültigkeit ab einem Stichtag

3 Modelle

Zuschlagsstunden

Arbeitszeitprofile mit Normalarbeitszeit und Überstundenpauschale. Mehrarbeit, Nacht-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagsstunden stehen je Person getrennt in der Auswertung

Profile

Außendienst

Eine eigene, vereinfachte Ansicht für alle, die draußen arbeiten: die Woche nachtragen, bestätigen, Urlaub beantragen. Das Büro kann die Woche auch selbst eintragen

Handy

Abwesenheitskalender

Beim Urlaubseintragen sehen alle, wie viele an einem Tag schon fehlen — ohne Namen und ohne Grund, für den Betrieb oder je Abteilung

wahlweise

Mitteilungen

Offene Freigaben, überschrittene Grenzen, fehlende Tage: Die Glocke sagt, was ansteht — der Person selbst und der Administration

Glocke

PDF-Ausgaben

Monatsliste und Anwesenheitsliste als archivtaugliches PDF mit Prüfsumme. Ob eine Datei unverändert aus qlok stammt, lässt sich später nachprüfen

PDF/A

Geführte Einrichtung

Nach der Anmeldung führt qlok Schritt für Schritt durch Betrieb, Abteilungen, Projekte und Mitarbeiter. Handbücher für jede Rolle liegen als PDF bei

10 Minuten

Datensicherung

Die Daten des Betriebs jederzeit als Datei herunterladen und wieder einspielen — zusätzlich zur täglichen Sicherung des Betreibers

Export

Freigaben

Nachträge und Korrekturen erst nach Freigabe durch Administration oder Abteilungsleiter

wahlweise

Feiertage

Bundesweite Feiertage eingebaut, Betriebsurlaub und Fenstertage selbst gepflegt

Österreich

Datenschutz

Serverstandort EU · Auftragsverarbeitung

Art. 28 DSGVO

Abteilungen — auch für eine einzelne Baustelle

Eine Abteilung ist, was Sie darunter verstehen: ein Team, ein Standort, eine Großbaustelle. Projekte lassen sich einer oder mehreren Abteilungen zuordnen; wer nicht dazugehört, bekommt sie beim Einstempeln gar nicht erst zu sehen. Jede Person kann mehreren Abteilungen angehören. Wer keine anlegt, merkt nichts davon — dann gilt weiterhin alles für alle.

Abteilungsleiter, mit genau den Rechten, die Sie vergeben

Der Polier auf der Baustelle gibt Nachträge seiner Leute frei und sieht ihre Stunden — aber nicht die des Büros und nicht die Gehaltsseite des Betriebs. Die Rechte schalten Sie einzeln frei, von „nur ansehen" bis „Stammdaten pflegen". Rollen vergeben, Abo, Datensicherung und Löschen bleiben immer bei der Administration.

Anwesenheitslisten für Auftraggeber

Für einen Tag, eine Woche oder einen frei gewählten Zeitraum: wer da war, von wann bis wann, wie lange. Wahlweise für den ganzen Betrieb, eine Abteilung oder ein einzelnes Projekt — dann steht nur darauf, wer auf dieser Baustelle war. Als Ausdruck mit Unterschriftenspalte und Leerzeilen für Fremdfirmen, oder als Excel-Datei.

Monatsberichte, die von selbst ankommen

Stundenliste, Gesamtexport, Projektauswertung oder Anwesenheitsliste — am Monatsanfang für den abgelaufenen Monat, automatisch per E-Mail an die Adressen, die Sie festlegen. Die Lohnverrechnung bekommt ihre Datei, ohne dass jemand daran denken muss. Jeder Versand wird protokolliert.

Regiestunden und Leistungsnachweis

Handwerk, Montage, Service

Jedes Projekt bekommt seinen Stundensatz. qlok wertet die Stunden je Projekt oder Kunde aus, hält sie als Leistungsnachweis fest und legt ihn dem Kunden am Handy zur Unterschrift vor – auch durch den Monteur vor Ort. Danach gibt es das PDF mit Unterschrift. Auf Wunsch werden die Stunden auf Viertel- oder halbe Stunden aufgerundet. Der Nachweis ist keine Rechnung.

Lohnverrechnung und Rechnungen

Jeder Betrieb mit Lohnverrechnung

Statt einer Liste zum Abtippen: je Person Normalstunden, Mehr- und Überstunden, Zuschlagsstunden und die Stunden jeder Abwesenheitsart, jeweils mit der Lohnart, die Sie dafür hinterlegen. Als CSV für das Lohnprogramm und als Excel. qlok nennt Stunden und bewertet sie nicht.

Bau-Paket (BUAK und Schlechtwetter)

Betriebe im Geltungsbereich des BUAG

Schlechtwetter wird eine eigene Abwesenheitsart: Der Ausfalltag kostet weder Stunden noch Urlaub. Die Monatsaufstellung zeigt je Arbeiter Arbeits- und Mehrstunden, Urlaub, Krankenstand, Schlechtwetter und Zeitausgleich – die Zulieferung für die Lohnverrechnung, keine Meldung an die BUAK.

Reisekosten und Taggeld

Montage und Außendienst

Projekte, deren Einsätze als Dienstreise gelten, kennzeichnen Sie als auswärtig. qlok rechnet daraus das Taggeld je Tag und Person – je angefangener Stunde, mit Höchstbetrag und Mindestdauer nach Ihren Sätzen. Erfassen muss dafür niemand etwas zusätzlich.

Stempel-Terminal

Werkstatt, Produktion, Lager, Gastronomie

Ein Tablet am Eingang ersetzt die Stempeluhr: Namen antippen, PIN eingeben, Kommen, Pause oder Gehen wählen. Niemand braucht ein eigenes Handy. Geräte werden mit einem Code gekoppelt und lassen sich jederzeit sperren; eine PIN ist nach fünf Fehlversuchen vorübergehend gesperrt.

Dienst- und Einsatzplanung

Reinigung, Gastronomie, Schichtbetrieb, Montage

Der Wochenplan je Abteilung: wer wann auf welchem Projekt eingeteilt ist. Schichten entstehen als Entwurf und werden mit einem Klick veröffentlicht; die Mitarbeiter sehen ihren Dienstplan am Handy. Mit der Tauschbörse bietet jemand eine Schicht an, eine Kollegin übernimmt, die Leitung stimmt zu. Der Plan ändert weder Sollzeit noch Saldo.

Was jedes Modul kostet, steht bei den Preisen.

• Bau und BaunebengewerbeStunden je Baustelle, Schlechtwetter ohne Minusstunden und die Monatsaufstellung für die BUAK-Meldung.
• Handwerk und MontageZeiten je Auftrag, Regiestunden mit Kundenunterschrift am Handy und Taggeld für auswärtige Einsätze.
• Reinigung und HausbetreuungEinsatzplan je Objekt, Nachweis der geleisteten Stunden für den Auftraggeber und viele Teilzeitkräfte ohne Zettelwirtschaft.
• Gastronomie und HotellerieDienstplan mit Tauschbörse, Stempeln am Tablet beim Personaleingang und Zuschlagsstunden für Nacht, Sonntag und Feiertag.
• Werkstatt, Produktion und LagerStempeln am Terminal beim Eingang, Schichtplan je Abteilung und geprüfte Grenzen nach dem Arbeitszeitgesetz.
• Büro und DienstleistungGleitzeit, Urlaub und Zeitausgleich in einer Rechnung, Stunden je Kunde und ein Monatsabschluss, der hält.

Getrennt auf zwei Ebenen

Die Daten verschiedener Betriebe trennt die Datenbank selbst, Zeile für Zeile (Row Level Security) — nicht erst die Abfrage in der Anwendung. Zwei unabhängige Ebenen, damit ein Fehler in einer davon nichts öffnet.

Nachvollziehbar

Jede Änderung an Zeiten, Regeln und Konten steht mit Zeitpunkt und Person im Protokoll. Auch jeder Support-Zugriff des Betreibers — mit Grund und Befristung, für den Betrieb einsehbar.

Anmeldung

Mindestens zwölf Zeichen, Sperrliste gegen abgenutzte Passwörter, Bremse gegen Durchprobieren. Die Zwei-Faktor-Anmeldung per E-Mail-Code lässt sich je Konto ein- und ausschalten; für Konten mit Administratorrechten empfehlen wir sie.

Sicherung und Löschung

Tägliche Sicherung, deren Rückspielung regelmäßig geprobt wird. Auf Verlangen wird ein Betrieb vollständig gelöscht; es bleibt ein Vermerk über die Löschung, ohne Inhalte.