Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
zwischen
Der Kunde — mit der Firmierung und der Anschrift, die er bei der Registrierung angegeben hat — nachfolgend Verantwortlicher
und
Konzept Schmiede GmbH, Alpenstraße 106, 5081 Neu-Anif, Österreich FN 438396a, Landesgericht Salzburg · UID ATU69867058 vertreten durch Klaus Huttary, Geschäftsführer — nachfolgend Auftragsverarbeiter
Ansprechperson des Auftragsverarbeiters für diesen Vertrag: Marius Raphael Huttary · +43 664 9725814 · support@qlok.eu
§ 1 Gegenstand
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die Zeiterfassung „qlok" als Software-as-a-Service zur Verfügung. Er verarbeitet dabei personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen.
Dieser Vertrag gilt für die gesamte Dauer der Nutzung und geht dem Hauptvertrag (AGB) in allen Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten vor.
§ 2 Art, Zweck und Dauer
Zweck: Erfassung, Auswertung und Dokumentation der Arbeitszeit der Beschäftigten des Verantwortlichen, einschließlich Abwesenheiten, Soll-Ist-Vergleich und Monatsabschluss.
Art: Erheben, Speichern, Auslesen, Verwenden, Löschen — in einer Webanwendung.
Dauer: ab der Bestätigung der Registrierung — also bereits für die Laufzeit des kostenlosen Testvertrags (AGB § 3) — für die Dauer des Hauptvertrags, zuzüglich der Aufbewahrungsfrist nach § 9.
§ 3 Kategorien betroffener Personen und Daten
Betroffene: Beschäftigte des Verantwortlichen; die von ihm benannten Ansprechpersonen.
Datenkategorien: Stammdaten (Name, E-Mail, Rolle, Ein- und Austritt), Arbeitszeiten (Zeitstempel, Pausen, Projektzuordnung, Anmerkungen), Abwesenheiten und deren Freigabestatus, Arbeitszeitmodell (Sollstunden je Tag oder Gleitzeit mit Rahmen, Kernzeit und Saldogrenzen), daraus abgeleitete Hinweise und Mitteilungen, Soll-Arbeitszeit und Urlaubsansprüche, Monatsabschlüsse und Auszahlungen, Zugangsdaten (Passwort-Hash, Codes für den zweiten Faktor), Änderungsprotokolle.
Besondere Kategorien (Art. 9): Angaben zu Krankenständen als Gesundheitsdaten. Sie werden ohne Diagnose und ohne Begründung erfasst. Der Auftragsverarbeiter sichert zu, sie denselben Maßnahmen zu unterwerfen wie alle übrigen Daten und sie in seinem Betreiberbereich nicht anzuzeigen (Anlage TOM, Punkt 4.1).
Die vollständige Aufstellung ist Anlage („Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten").
§ 4 Rechte und Pflichten des Verantwortlichen
Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für die Rechtsgrundlage der Erfassung von Arbeitszeiten und Krankenständen sowie für die Information seiner Beschäftigten.
Hinweis, der in Österreich regelmäßig übersehen wird: Die Einführung eines Systems zur Kontrolle von Arbeitnehmern kann der Zustimmung des Betriebsrats bedürfen (§ 96 Abs. 1 Z 3 bzw. § 96a ArbVG). Diese Prüfung obliegt dem Verantwortlichen.
§ 5 Weisungen
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet ausschließlich auf dokumentierte Weisung. Dieser Vertrag und die Nutzung der Anwendung durch den Verantwortlichen gelten als Weisung; darüber hinausgehende Weisungen bedürfen der Textform.
Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies unverzüglich mit und darf die Ausführung aussetzen.
§ 6 Vertraulichkeit
Alle mit der Verarbeitung befassten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Zugang zu Kundendaten ist auf das für den Support Erforderliche beschränkt; jeder Zugriff setzt eine begründete und befristete Freischaltung voraus und wird protokolliert.
Das Protokoll ist dem Verantwortlichen in seiner eigenen Anwendung einsehbar. Diese Zusage ist technisch umgesetzt und nicht bloß organisatorisch.
§ 7 Unterauftragsverarbeiter
Der Verantwortliche stimmt dem Einsatz der in der Anlage genannten Unterauftragsverarbeiter zu. Der Auftragsverarbeiter informiert über die beabsichtigte Hinzuziehung eines weiteren oder den Austausch eines bestehenden Unterauftragsverarbeiters mindestens 30 Tage im Voraus in Textform.
Der Verantwortliche kann der Änderung innerhalb von 14 Tagen ab Zugang der Mitteilung aus einem wichtigen, datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Widerspricht er, so ist der Auftragsverarbeiter berechtigt, die Leistung ohne den betroffenen Unterauftragsverarbeiter zu erbringen, soweit ihm das mit zumutbarem Aufwand möglich ist; andernfalls ist jede Seite berechtigt, den Hauptvertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung zu kündigen. Auf Widerspruchsrecht und Frist wird in der Mitteilung hingewiesen.
Mit jedem Unterauftragsverarbeiter besteht ein Vertrag mit mindestens den Pflichten dieses Vertrags.
§ 8 Technische und organisatorische Maßnahmen
Es gelten die Maßnahmen der Anlage „TOM". Der Auftragsverarbeiter darf sie ändern, solange das Schutzniveau nicht sinkt; wesentliche Änderungen teilt er mit.
§ 9 Löschung und Rückgabe
Während der Vertragslaufzeit kann der Verantwortliche seine Daten jederzeit vollständig exportieren (strukturiert, gängig, maschinenlesbar — zugleich die Erfüllung von Art. 20).
Nach Vertragsende endet der Zugang zum vereinbarten Termin. Die Daten werden 30 Tage aufbewahrt, damit ein vergessener Export nachgeholt werden kann, und anschließend gelöscht.
Nach Ablauf des Testzeitraums ohne Abonnement bleiben die Daten lesbar und exportierbar (AGB § 3). Sie werden 90 Tage ab Ablauf des Testzeitraums aufbewahrt; danach wird der Betrieb wie nach einer Kündigung behandelt und gelöscht. Die Frist wird beim Ablauf des Testzeitraums automatisch gesetzt und dem Auftragsverarbeiter nach ihrem Verstreichen angezeigt; die Löschung selbst ist eine Handlung eines Menschen mit Protokolleintrag.
Auf Weisung löscht der Auftragsverarbeiter jederzeit, auch während der Laufzeit.
Über jede Löschung wird ein Vermerk geführt, der Betrieb, Grund und Zeilenzahlen enthält — keine personenbezogenen Daten. Er dient dem Nachweis nach Art. 5 Abs. 2.
Ausdrücklich nicht verschwiegen: Gelöschte Daten können in Datenbanksicherungen für die Dauer von 7 Tagen noch enthalten sein — das ist die derzeitige Aufbewahrung der Point-in-Time-Recovery beim Datenbankdienst; ändert sie sich, ändert sich diese Zusage mit. Diese Sicherungen werden nicht ausgewertet und laufen automatisch ab. Eine Löschzusage, die weiter reicht als die Technik, wäre falsch.
§ 10 Unterstützungspflichten
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei Betroffenenanfragen (Art. 12–23), bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 35) und bei der Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten.
Meldung einer Datenschutzverletzung: unverzüglich nach Kenntnis, spätestens innerhalb von 24 Stunden, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3. Die Frist ist bewusst kürzer als die 72 Stunden, die dem Verantwortlichen gegenüber der Aufsichtsbehörde zustehen — er muss seine Meldung noch vorbereiten können.
Betroffenenanfragen, die den Auftragsverarbeiter direkt erreichen, beantwortet er nicht selbst, sondern leitet sie an den Verantwortlichen weiter.
§ 11 Nachweise und Kontrolle
Der Auftragsverarbeiter weist die Einhaltung nach durch: diesen Vertrag samt Anlagen, das Zugriffsprotokoll in der Anwendung des Verantwortlichen sowie die von den Unterauftragsverarbeitern veröffentlichten Nachweise und Zertifizierungen (Anlage „Liste der Unterauftragsverarbeiter").
Darüber hinausgehende Kontrollen, einschließlich Vor-Ort-Prüfungen, führt der Verantwortliche selbst oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durch, der nicht Mitbewerber des Auftragsverarbeiters ist. Sie werden mindestens 14 Tage vorher angekündigt, finden während der üblichen Geschäftszeiten statt und dürfen den Betrieb nicht unangemessen beeinträchtigen; ohne besonderen Anlass höchstens einmal im Kalenderjahr. Ein besonderer Anlass liegt insbesondere nach einer Datenschutzverletzung oder auf Verlangen einer Aufsichtsbehörde vor.
§ 12 Haftung
Für Schäden, die einer betroffenen Person durch eine Verarbeitung entstehen, haften die Parteien nach Art. 82 DSGVO. Diese Haftung wird durch diesen Vertrag weder ausgeschlossen noch beschränkt; die Haftungsbeschränkungen des Hauptvertrags (AGB § 9) gelten insoweit nicht.
Im Innenverhältnis trägt jede Partei den Anteil am Schaden, der ihrem Verantwortungsbeitrag entspricht (Art. 82 Abs. 5 DSGVO). Hat eine Partei den gesamten Schaden ersetzt, kann sie von der anderen den auf diese entfallenden Anteil zurückfordern.
Der Auftragsverarbeiter haftet dem Verantwortlichen für Schäden aus der Verletzung dieses Vertrags nach den gesetzlichen Bestimmungen. Für Schäden, die daraus entstehen, dass der Verantwortliche seinen eigenen Pflichten nicht nachgekommen ist — insbesondere den Pflichten aus § 4 (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung) und § 5 (Weisungen) —, haftet der Auftragsverarbeiter nicht.
§ 13 Schlussbestimmungen
Änderungen bedürfen der Textform. Es gilt österreichisches Recht. Gerichtsstand ist das für Salzburg sachlich zuständige Gericht (wie im Hauptvertrag, AGB § 11).
Anlagen, die Bestandteil dieses Vertrags sind und unmittelbar nachstehend abgedruckt werden: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten · Technische und organisatorische Maßnahmen · Liste der Unterauftragsverarbeiter