Allgemeine Geschäfts­bedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 05.10.2026

Anbieter: Konzept Schmiede GmbH, Alpenstraße 106, 5081 Neu-Anif, Österreich · FN 438396a, Landesgericht Salzburg · UID ATU69867058 · vertreten durch Klaus Huttary, Geschäftsführer

Kontakt: Marius Raphael Huttary, +43 664 9725814, support@qlok.eu

§ 1 Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der Zeiterfassung „qlok".

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer; Verträge mit Verbrauchern werden nicht abgeschlossen. Der Kunde bestätigt bei der Registrierung ausdrücklich, dass er den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit schließt. Stellt sich heraus, dass diese Bestätigung unrichtig war, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zu beenden.

§ 2 Leistung

Der Anbieter stellt die Anwendung als Software-as-a-Service über das Internet bereit: Zeiterfassung, Abwesenheiten, Soll-Ist-Vergleich, Monatsabschlüsse, Auswertungen und Export.

Die Anwendung unterstützt den Kunden bei der Erfüllung seiner Aufzeichnungspflichten nach § 26 AZG. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen bleibt der Kunde verantwortlich — die Anwendung rechnet, sie beurteilt nicht.

§ 2a Nutzungsrechte und Nutzungsumfang

Die Anwendung und ihre Bestandteile bleiben Eigentum des Anbieters. Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht, die Anwendung über das Internet für die eigenen betrieblichen Zwecke zu nutzen. Eine Überlassung des Programms selbst findet nicht statt.

Der Kunde darf die Anwendung im Rahmen des gebuchten Umfangs für seine eigenen Beschäftigten nutzen. Nicht gestattet sind insbesondere:

• die Nutzung für Dritte, etwa die Erfassung von Arbeitszeiten für fremde Betriebe,
• die Vervielfältigung, Bearbeitung oder Dekompilierung der Anwendung über die gesetzlich zwingend erlaubten Fälle hinaus,
• das automatisierte Auslesen von Inhalten außerhalb der bereitgestellten Exportfunktionen,
• Maßnahmen, die die Verfügbarkeit oder Sicherheit der Anwendung für andere Kunden beeinträchtigen.

Die vom Kunden und seinen Beschäftigten eingegebenen Daten bleiben beim Kunden. Der Anbieter erwirbt daran keine Rechte und verarbeitet sie ausschließlich nach § 8.

§ 2b Weiterentwicklung und Änderung der Funktionen

Der Anbieter entwickelt die Anwendung laufend weiter. Er ist berechtigt, Funktionen zu ergänzen, zu ändern oder technisch anders umzusetzen, soweit der vertraglich geschuldete Leistungsumfang dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Wesentliche zugesagte Kernfunktionen — Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Monatsabschluss und Datenexport — werden nicht ohne Weiteres beseitigt. Beabsichtigt der Anbieter, eine solche Funktion einzustellen oder erheblich einzuschränken, teilt er dies dem Kunden mindestens sechs Wochen vorher in Textform mit; der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. Auf dieses Kündigungsrecht wird in der Mitteilung hingewiesen.

§ 2c Unterstützung

Fragen zur Anwendung beantwortet der Anbieter unter support@qlok.eu und unter der im Kopf genannten Telefonnummer. Eine bestimmte Reaktionszeit wird nicht geschuldet. Der Anbieter bemüht sich, Anfragen an Werktagen zeitnah zu beantworten.

§ 3 Vertragsschluss: Testvertrag und Abonnement

Es werden zwei voneinander zu unterscheidende Verträge geschlossen.

Testvertrag. Mit der Einrichtung des Zugangs gibt der Kunde ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines Vertrags über die kostenlose Nutzung zu Testzwecken ab. Der Anbieter nimmt dieses Angebot durch Übersendung der Zugangsdaten an. Damit kommt ein kostenloser Testvertrag für 30 Tage zustande. Ein Zahlungsmittel ist dafür nicht erforderlich, eine Kündigung nicht notwendig: Der Testvertrag endet mit Ablauf der 30 Tage von selbst.

Abonnement. Während des Testzeitraums oder nach dessen Ablauf kann der Kunde einen kostenpflichtigen Abonnementvertrag abschließen. Als Angebot des Kunden auf Abschluss dieses Vertrags gilt die Hinterlegung einer Zahlungsmethode unter Einstellungen → Abo. Der Anbieter nimmt dieses Angebot durch eine Bestätigung per E-Mail an; mit deren Zugang kommt der Abonnementvertrag zustande.

Hinterlegt der Kunde die Zahlungsmethode bereits während des Testzeitraums, bleiben die restlichen Testtage kostenlos; das erste Entgelt wird mit Ablauf des Testzeitraums fällig.

Der Anbieter erinnert die Administratoren und Ansprechpersonen des Kunden sieben Tage und einen Tag vor Ablauf des Testzeitraums per E-Mail daran, eine Zahlungsmethode zu hinterlegen.

Kommt bis zum Ablauf des Testzeitraums kein Abonnementvertrag zustande, endet der Testvertrag. Die Erfassung neuer Zeiten wird gesperrt (Nur-Lesen); die bereits erfassten Daten bleiben einsehbar und exportierbar. Schließt der Kunde später ein Abonnement ab, wird die Erfassung sofort wieder freigegeben. Der Anbieter bewahrt die Daten eines Betriebs, der kein Abonnement abschließt, 90 Tage ab Ablauf des Testzeitraums auf; danach gilt § 7 sinngemäß.

§ 4 Preise und Abrechnung

Abgerechnet wird monatlich im Voraus nach der Zahl der aktiven Beschäftigten.

Als aktiv gilt ein Konto, das nicht deaktiviert ist und dessen Anstellungszeitraum läuft — also genau jene Konten, die sich anmelden können. Ein künftiger Eintritt zählt noch nicht, der letzte Arbeitstag zählt noch. Ändert sich die Zahl während eines Abrechnungsmonats, wird die Differenz tagesgenau anteilig mit der nächsten Rechnung ausgeglichen.

Maßgeblich ist die bei Vertragsabschluss veröffentlichte Preisliste (Anlage 1), vorbehaltlich § 4a. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Bei Kunden mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat und gültiger UID-Nummer geht die Steuerschuld auf den Kunden über (Reverse Charge); die UID-Nummer wird bei der Buchung abgefragt.

Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift. Die Anbindung ist in Betrieb: Buchung, Zahlungsmittel, Rechnungen und Kündigung laufen über Stripe. Rechnungen werden elektronisch ausgestellt und sind im Kundenportal (Einstellungen → Abo → Zahlungsdaten und Rechnungen) abrufbar.

Weicht ein im Zahlungssystem hinterlegter Betrag von der Preisliste nach Anlage 1 ab, so gilt die Preisliste. Zu viel verrechnete Beträge werden erstattet.

§ 4a Wertsicherung

Die Entgelte sind wertgesichert. Als Maß dient der von der Bundesanstalt Statistik Austria monatlich verlautbarte Verbraucherpreisindex 2025 (VPI 2025) oder ein an seine Stelle tretender Index. Ausgangsbasis ist die Indexzahl des Monats, in dem der Vertrag geschlossen wurde.

Der Anbieter ist berechtigt, die Entgelte einmal jährlich entsprechend der Veränderung der Indexzahl gegenüber der Ausgangsbasis bzw. gegenüber der Indexzahl, die der letzten Anpassung zugrunde lag, anzupassen. Die neue Indexzahl bildet die Basis für die nächste Anpassung. Sinkt der Index, werden die Entgelte entsprechend gesenkt. Die angepassten Beträge werden kaufmännisch auf ganze Cent gerundet.

Eine Anpassung wird dem Kunden mindestens 30 Tage vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail an die Administratoren und Ansprechpersonen mitgeteilt, unter Angabe der herangezogenen Indexzahlen, des Prozentsatzes und der neuen Beträge. Sie wirkt ab dem nächsten Abrechnungsmonat nach Ablauf dieser Frist. Das Recht des Kunden, monatlich zu kündigen (§ 7), bleibt unberührt.

§ 4b Zusatzmodule

Zusatzmodule sind optionale Leistungen, die der Kunde zusätzlich zur Zeiterfassung buchen kann. Welche Module es gibt, was sie leisten und was sie kosten, steht in Anlage 1.

Ein Zusatzmodul kostet einen festen Monatsbetrag je Betrieb, unabhängig von der Zahl der aktiven Beschäftigten. Es wird gemeinsam mit dem Entgelt nach § 4 auf derselben Rechnung verrechnet.

Gebucht wird in der Anwendung unter Einstellungen → Abo durch einen Administrator des Kunden. Die Buchung setzt ein hinterlegtes Zahlungsmittel voraus; das gilt auch im Testzeitraum, in dem für ein gebuchtes Modul nichts verrechnet wird. Mit der Buchung stimmt der Kunde der Leistungsbeschreibung des Moduls in Anlage 1 zu. Das Modul steht sofort zur Verfügung; der laufende Abrechnungsmonat wird tagesgenau anteilig verrechnet.

Hat ein Modul mehrere Stufen, gilt der Wechsel in eine größere Stufe sofort und wird anteilig verrechnet. Der Wechsel in eine kleinere Stufe und die Abbestellung eines Moduls wirken zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats; bis dahin steht das Modul im bisherigen Umfang zur Verfügung. Die Abbestellung ist jederzeit ohne Angabe von Gründen möglich.

Die mit einem Modul erfassten Daten bleiben nach der Abbestellung erhalten und sind Teil der Datensicherung des Kunden. Endet der Vertrag insgesamt (§ 7), enden mit ihm alle Zusatzmodule.

§ 5 Pflichten des Kunden

Der Kunde hält Zugangsdaten geheim, richtet Konten nur für Berechtigte ein und meldet einen Missbrauchsverdacht unverzüglich. Er sorgt dafür, dass stets mindestens ein aktives Administrationskonto besteht; die Anwendung verhindert, dass das letzte entfernt wird. Die Zwei-Faktor-Anmeldung steht jedem Konto zur Verfügung und wird für Administrationskonten empfohlen; ob sie verlangt wird, entscheidet der Kunde.

Ein Zugang ist einer Person zugeordnet und darf nicht weitergegeben werden. Die gemeinsame Nutzung eines Kontos durch mehrere Personen, die Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte und das Anlegen von Konten für Personen, die nicht beim Kunden beschäftigt sind, sind unzulässig. Der Anbieter kann bei einem begründeten Missbrauchsverdacht einzelne Zugänge sperren; er verständigt den Kunden unverzüglich.

Der Kunde stellt sicher, dass er die Beschäftigten über die Verarbeitung informiert und etwaige Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats gewahrt hat (§ 96 f ArbVG).

Der Kunde ist für die arbeitsrechtliche Zulässigkeit der konkreten Nutzung verantwortlich, insbesondere für die Einholung erforderlicher Zustimmungen und den Abschluss erforderlicher Betriebsvereinbarungen sowie für die Zulässigkeit der von ihm vorgenommenen Datenerfassung nach den auf ihn anwendbaren gesetzlichen, kollektivvertraglichen und betrieblichen Vorgaben.

§ 6 Zahlungsverzug

Die Entgelte sind mit Rechnungslegung fällig. Geht eine Zahlung nicht ein, gilt folgender Ablauf:

1. Der Betrieb wird auf Zahlung offen gesetzt. Die Nutzung läuft unverändert weiter; es erscheint ein Hinweis für die Administration.
2. Der Anbieter mahnt den offenen Betrag ein und setzt dem Kunden dabei ausdrücklich eine Nachfrist von 14 Tagen ab Zugang der Mahnung. Die Mahnung nennt das Datum, zu dem die Nachfrist endet, und droht die Sperre der Erfassung ausdrücklich an. Vor Ablauf der Nachfrist wird erneut erinnert.
3. Ist der Betrag nach Ablauf der Nachfrist weiterhin offen, wird die Erfassung neuer Zeiten gesperrt (Nur-Lesen).
4. Nach Zahlungseingang wird die Erfassung automatisch wieder freigegeben.

Die Zahlungspflicht besteht während der Sperre fort, solange der Vertrag nicht gekündigt ist. Die Sperre ist keine Vertragsbeendigung und kein Verzicht auf das Entgelt.

Auch bei Nur-Lesen bleiben alle erfassten Daten vollständig einsehbar und exportierbar. Der Anbieter hält die Daten des Kunden nicht zurück, um Zahlung zu erwirken.

§ 7 Laufzeit, Kündigung, Datenexport und Löschung

Laufzeit. Der Abonnementvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und läuft, bis er von einer Seite gekündigt wird. Abgerechnet wird in Abrechnungsmonaten (§ 4).

Kündigung durch den Kunden. Der Kunde kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen, im Kundenportal (Einstellungen → Abo → Zahlungsdaten und Rechnungen) oder in Textform an den Anbieter. Bereits bezahlte Entgelte werden nicht anteilig erstattet.

Kündigung durch den Anbieter. Der Anbieter kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende kündigen. Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Ende des Zugangs. Der Zugang endet mit dem Ende des bezahlten Zeitraums. Vor diesem Termin wird der Kunde zweimal per E-Mail erinnert, seine Daten zu exportieren (sieben Tage und einen Tag vorher).

Exportfrist. Nach dem Ende des Zugangs bewahrt der Anbieter die Daten 30 Tage auf. In dieser Zeit lässt sich der Zugang auf Anfrage wieder öffnen, damit der Kunde einen versäumten Export nachholen kann.

Löschung. Nach Ablauf dieser 30 Tage werden die Daten aus dem laufenden Betrieb gelöscht. Kopien in der automatischen Datensicherung des Datenbankdienstes werden nach deren Aufbewahrungsdauer von derzeit sieben Tagen überschrieben; die Löschung ist daher spätestens 37 Tage nach dem Ende des Zugangs auch in den Sicherungen vollzogen. Einzelheiten und die Behandlung der Daten beim Zahlungsdienstleister regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Der Kunde bleibt für seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten selbst verantwortlich (Arbeitszeitaufzeichnungen, Buchhaltungsunterlagen). Der Anbieter bewahrt nicht für ihn auf — dafür gibt es den Export.

§ 8 Datenschutz

Der Anbieter verarbeitet die Daten der Beschäftigten des Kunden ausschließlich als Auftragsverarbeiter. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, der mit der Registrierung geschlossen wird und Vorrang vor diesen Bedingungen hat.

§ 9 Verfügbarkeit und Haftung

Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Anwendung. Eine jederzeitige und ununterbrochene Verfügbarkeit wird jedoch nicht geschuldet. Insbesondere können vorübergehende Einschränkungen oder Unterbrechungen aufgrund notwendiger Wartungs-, Sicherheits- oder Aktualisierungsmaßnahmen sowie aufgrund technischer Störungen eintreten. Planbare Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit rechtzeitig angekündigt und außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt.

Der Anbieter haftet für Schäden, die er oder seine Erfüllungsgehilfen vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht haben, nach den gesetzlichen Bestimmungen. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, mittelbare Schäden und Folgeschäden ausgeschlossen, sofern diese nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters oder seiner Erfüllungsgehilfen beruhen.

Der Kunde ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm oder seinen Beschäftigten eingegebenen Daten sowie für die Einhaltung der ihn treffenden gesetzlichen Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und sonstigen arbeitsrechtlichen Pflichten selbst verantwortlich. Die Anwendung unterstützt den Kunden bei der Arbeitszeiterfassung, ersetzt jedoch nicht die Prüfung, ob die vom Kunden gewählte Art der Erfassung und Verwendung der Daten den auf ihn anwendbaren gesetzlichen, kollektivvertraglichen oder betrieblichen Vorgaben entspricht.

Der Kunde ist verpflichtet, die für ihn aufbewahrungspflichtigen oder sonst geschäftlich wesentlichen Daten in angemessenen Abständen mittels der von der Anwendung bereitgestellten Exportfunktion zu sichern. Soweit ein Schaden bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden vermieden oder vermindert worden wäre, ist dies bei der Bemessung eines allfälligen Schadenersatzanspruchs nach den gesetzlichen Bestimmungen zu berücksichtigen.

Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht, soweit die Haftung gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist, insbesondere bei Personenschäden, sowie im Fall vorsätzlicher Schadenszufügung.

Die Verjährungsfrist für Schadenersatzansprüche des Kunden gegen den Anbieter wird auf sechs Monate verkürzt.

§ 10 Änderungen dieser Bedingungen

Der Anbieter ist berechtigt, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen mit Wirkung für bestehende Vertragsverhältnisse zu ändern, soweit hierfür ein sachlicher Grund besteht und die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Kunden zumutbar ist. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere bei Änderungen der Rechtslage oder Rechtsprechung, bei Änderungen der technischen oder organisatorischen Rahmenbedingungen der Leistungserbringung oder bei einer Weiterentwicklung der Anwendung vor.

Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor dem vorgesehenen Zeitpunkt ihres Inkrafttretens in Textform an die vom Kunden bekannt gegebene E-Mail-Adresse mitgeteilt. Dabei wird der Kunde auf die geänderten Bestimmungen und den Zeitpunkt ihres Inkrafttretens hingewiesen.

Ist der Kunde mit einer Änderung nicht einverstanden, ist er berechtigt, den Vertrag bis zum Inkrafttreten der Änderung zum Zeitpunkt ihres Inkrafttretens zu kündigen. Auf dieses Kündigungsrecht und die hierfür geltende Frist wird der Kunde in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hingewiesen.

Änderungen der vereinbarten Entgelte erfolgen ausschließlich nach Maßgabe des § 4a. Änderungen, welche die wesentlichen Leistungspflichten des Anbieters grundlegend verändern oder das vertragliche Gleichgewicht wesentlich zum Nachteil des Kunden verschieben, können nicht auf Grundlage dieses § 10 vorgenommen werden.

§ 11 Schlussbestimmungen

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist das für Salzburg sachlich zuständige Gericht. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Anlage 1 — Preisliste

Stand 19.09.2026. Diese Liste ist für die Abrechnung maßgeblich (§ 4).

Monatliches Entgelt = Summe der Beträge je aktivem Beschäftigten. Eine Grundgebühr wird nicht verrechnet. Die Beträge sind gestaffelt: Jeder Beschäftigte kostet den Satz der Staffel, in die er fällt.

Beispiel: 25 aktive Beschäftigte = 10 × 2,50 € + 10 × 2,00 € + 5 × 1,50 € = 52,50 € netto.

Zusatzmodule

Stand 05.10.2026. Optionale Leistungen nach § 4b. Die Beträge gelten je Betrieb und Monat, netto, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten.

Leistungsbeschreibungen

• Regiestunden und Leistungsnachweis. Stundensatz je Projekt; Auswertung der erfassten Stunden je Projekt oder Kunde und Zeitraum; festgehaltener Leistungsnachweis mit Unterschrift des Kunden am Bildschirm; Ausgabe als PDF und Excel. Der Leistungsnachweis ist keine Rechnung und enthält weder Umsatzsteuer noch Rechnungsnummer.
• Lohnverrechnung und Rechnungen. Monatsdaten je Person (Normal- und Mehrstunden, Zuschlagsstunden, Stunden je Abwesenheitsart) als Zeilen mit frei zuordenbarer Lohnart; Ausgabe als CSV und Excel. Dieser Teil nennt Stunden und bewertet sie nicht; ob die Ausgabe in ein bestimmtes Lohnprogramm unmittelbar eingelesen werden kann, ist nicht zugesagt. Dazu Rechnungen des Kunden an seine Auftraggeber: Positionen aus den erfassten Projektstunden je Person mal dem vom Kunden hinterlegten Verrechnungssatz sowie freie Positionen; monatliche Entwürfe, die der Kunde selbst ausstellt; fortlaufende Nummern, Storno, PDF und Versand per E-Mail. Für Inhalt und Richtigkeit der Rechnungen, insbesondere Sätze, Steuersatz und Pflichtangaben, sowie für ihre Aufbewahrung ist der Kunde verantwortlich. Keine Zahlungsverfolgung, kein Mahnwesen, keine elektronische Rechnung im XML-Format.
• Bau-Paket. Abwesenheitsart Schlechtwetter ohne Minusstunden und ohne Urlaubsverbrauch; Monatsaufstellung je Arbeitnehmer als Zulieferung für die Lohnverrechnung. Das Modul erstattet keine Meldung an die BUAK und berechnet keine Schlechtwetterentschädigung.
• Reisekosten und Taggeld. Berechnung des Taggelds je Tag und Person aus den erfassten Zeiten auf Projekten, die der Kunde als auswärtig kennzeichnet, nach den vom Kunden eingestellten Sätzen; Monatsblatt als Excel. Ohne Nächtigungs- und Kilometergeld. Für die Richtigkeit der eingestellten Sätze ist der Kunde verantwortlich.
• Stempel-Terminal. Zeiterfassung an einem gemeinsamen Gerät des Kunden mit Name und persönlicher PIN. Das Gerät stellt der Kunde. Die Stufe bestimmt die Zahl der gleichzeitig aktiven Terminals.
• Dienst- und Einsatzplanung. Wochenplan mit Schichten je Person, Veröffentlichung für die Beschäftigten; in der Stufe „mit Tauschbörse" zusätzlich das Anbieten und Übernehmen von Schichten mit Genehmigung durch die Leitung. Der Plan ändert weder Sollzeit noch Stundensaldo.